بسیاری از ما هر روز بعد از روشن کردن کامپیوتر یا موبایل با موج عظیمی از پیغام‌های ناخوانده روبه‌رو می‌شویم. ایمیل‌هایی از طرف همکاران یا مدیران که باید هر چه سریع‌تر پاسخ داده شوند، تبلیغات و اسپم‌ها نمونه‌هایی از پیغام‌های روزانه‌ی ما هستند. شاید ما به دیدن این حجم پیغام عادت کرده باشیم اما مطمئنا اگر به آن‌ها رسیدگی نکنیم وضعیت بدی پیدا خواهند کرد. مراحلی که در ادامه‌ی این مقاله‌ی زومیت بررسی کرده‌ایم کمک می‌کنند پیغام‌های خود را به‌طور منظم دسته‌بندی کنید:

۱- مرتب کردن یک کار روزانه است

مرتب کردن پیغام‌ها و ایمیل‌ها را به‌عنوان بخشی از کارهای ثابت روزانه‌ی خود در نظر بگیرید. همچنین این کار را به آخر وقت و زمانی که خسته هستید موکول نکنید. روزانه به طور منظم بخشی از زمان خود را به این کار اختصاص دهید.

۲- سیستم فایل‌بندی انعطاف‌پذیر داشته باشید

یکی از بهترین راه‌های منظم کردن ایمیل‌ها این است که یک سیستم فایل بندی منظم داشته باشید. اکثر سرویس‌های ارائه دهنده‌ی خدمات پیام رسانی، امکان فایل بندی را برای کاربران مهیا می‌کنند. می‌توانید برای هر فرستنده‌ای یک فولدر جدا درست کرده و ایمیل‌های مربوط به او را در آنجا قرار دهید. این کار دسترسی پیدا کردن به ایمیل‌ها را نیز در آینده آسان‌تر می‌کند.

۳- فایل‌ها را تمیز نگهدارید

یک برنامه‌ی هفتگی یا ماهیانه برای خود تنظیم کرده و فایل‌هایی که در مرحله‌ی قبل ساخته‌اید را مرتب کنید. ایمیل‌های بی اهمیت را پاک کنید. اگر احساس می‌کنید بعضی پیغام‌ها بهتر است به بخش‌بندی بهتری منتقل شوند، این کار را انجام دهید.

۴- از سیستم F.A.S.T استفاده کنید

بلافاصله بعد از خواندن ایمیل‌ها از این سیستم مرتب سازی استفاده کنید. این سیستم از ۴ مرحله تشکیل شده است: File (آن را در فایل مربوطه قرار دهید)، Assign (به شخص مربوطه ارجاع دهید)، Store (در صورت مهم بودن، آن را ذخیره کنید) و Trash (اگر احساس می‌کنید در آینده کاربردی برایتان ندارد، آن را پاک کنید)

۵- از فیلتر اسپم استفاده کنید

برخی مشاغل با یکسری کاغذ بازی‌های اداری در ارتباط هستند. اگر این اسناد مهم را از طریق ایمیل دریافت می‌کنید، بهتر است که یک فیلتر برای پوشه‌ی اسپم بگذارید و ایمیل‌های تبلیغاتی را بلافاصله پاک کنید. یا به فولدر دیگری انتقال دهید.

۶- با ایمیل کاری برای دوستانتان پیغام نفرستید

اگر با دوستان خود از طریق ایمیل در ارتباط هستید، آدرس ایمیل کاری خود را به آن‌ها ندهید. این کار نه تنها باعث از بین رفتن تمرکز کاری شما می‌شود، بلکه صندوق پیغام‌ها را نیز شلوغ می‌کند.

۷- آدرس ایمیل خود را منتشر نکنید

حواستان باشد که ایمیل خود را در کدام شبکه‌های اجتماعی منتشر می‌کنید. اگر صفحه‌ی پروفایل لینکدینتان عمومی است یعنی همه می‌توانند به آدرس ایمیل شما دسترسی داشته باشند. این موضوع از این نظر خوب است که امکان تماس‌های کاری را برایتان مهیا می‌کند. و از طرفی هم توصیه نمی شود زیرا فیدهای شبکه‌های اجتماعی به راحتی به ایمیل شما دسترسی پیدا کرده و برایتان پیغام تبلیغاتی ارسال می‌کنند.

۸- سعی کنید همه‌ی پیام‌ها را بخوانید

سعی کنید هیچ پیامی را بدون خواندن پاک نکنید. یک بازه‌ی زمانی مشخص تعیین کرده و ایمیل‌هایتان را چک کنید. البته منظور این نیست که هر ۵ دقیقه یک بار این کار را انجام دهید. بازه‌های زمانی ۳۰ دقیقه یا ۱ ساعته تعیین کنید. این کار باعث می‌شود کارهای جدید با نظم دقیقی وارد شوند و به روند کارهای قبلی آسیبی وارد نشود.

۹- در ابتدا و انتهای روز کاری ایمیلتان را چک کنید

در ابتدا و انتهای روز ایمیل‌ها را چک کنید. انجام این کار در ابتدای روز، روند فعالیت‌های کاری شما را مشخص می‌کند. همچنین چک کردن آن‌‌ها در پایان روز نیز کمک می‌کند که برنامه ریزی مشخصی برای روز بعد داشته باشید.