تصور کنید یک پروژه بزرگ با زمان تحویل 30 روزه را از مشتری خود دریافت کرده اید که عملا 2 تا 3 ماه زمان می برد. 
شرکت شما منابع مالی مناسبی دارد اما افراد ماهر برای انجام پروژه در مدت زمان معین وجود ندارد. 
در شرایط عادی معمولا افراد مدت زمان تحویل را بیشتر می کنند تا فرصت بیشتری داشته باشند. اما نمی توان از مزایا و محاسن تحویل به موقع و در مدت معین پروژه  چشم پوشی کرد. 

مدیریت پروژه ها که مدت زمان محدودی دارند از جمله مهارت هایی است که بسیاری از افراد در امور و مشاغل مختلف باید به آن توجه داشته باشند. در ادامه به برخی مراحل مدیریت این پروژه ها به صورت بهینه اشاره خواهیم کرد.

1. موارد و بخش های نامربوط را حذف کنید
هنگامیکه پروژه را در ابتدای کار دریافت می کنید ممکن است ایده های جالبی برای انجام آن به ذهن شما برسد. اما قبل از اقدام به کار باید اولویت های اصلی پروژه را مشخص کنید. پروژه کاری را به قسمت های مختلف تقسیم کنید و از آن میان آنهایی را که انجام آنها برای موفقیت سریع تر و بهتر پروژه لازم است انتخاب کنید. در صورتی که زمان اجازه دهد بعدا می توانید به مسائل جانبی پروژه نیز رسیدگی کنید.

2. آرام برنامه ریزی کنید تا سریع پیش بروید
بسیاری افراد پس از دریافت پروژه بدون معطلی شروع به کار می کنند و معمولا بدون موفقیت به پایان زمان تعیین شده می رسند. بهتر است قبل از شروع چندین ساعت و یا حتی یک یا دو روز وقت خود را صرف برنامه ریزی کنید. در این مدت نقشه واضح تری از برنامه کاری خود برای به ثمر رساندن پروژه پیش رو خواهید داشت. 

3. تیم درست را انتخاب کنید
تیم کاری مناسب پروژه را انتخاب کنید و افرادی را که به نظر با اهداف پروژه همخوانی ندارند و یا از دانش کافی بهره مند نیستند از تیم حذف کنید. 
علاوه بر متخصصان چند نفری را برای انجام امور مختلف و طرح ایده های خلاقانه برای پیشبرد پروژه در نظر بگیرید. 
مطمئن شوید یک نفر مسئول ثبت اسناد و تنظیم آنها باشد.

4. تقسیم وظایف را به بهترین نحو انجام دهید
اجازه ندهید که افراد بدون معطلی وارد هر کاری شوند. اگر بخش اعظم کار بر دوش عده ای باشد و دیگران تنها نظاره گر باشند در زمان معین پروژه را تمام نخواهید کرد. مطمئن شوید که هر کار تنها به یک نفر واگذار شده باشد تا بدانید مسئول هر بخش چه کسی است. مطمئن شوید وظایف محوله با توجه به زمان و قدرت کاری هر شخصی انتخاب شود. 

5. در بازه های مشخص و کوتاه پیشرفت کار را بررسی کنید
هنگامیکه زمان محدود باشد جزئیات از بین می رود . مطمئن شوید که اعضای تیم به طور منظم با هم در ارتباط هستند. 
ایمیل و پیام ها حتی کافی نیست. قرار ملاقات های منظم به صورت فوری و در بازه های کوتاه 15 دقیقه باعث می شود تا افراد تیم از روند پیشرفت کار آگاهی داشته باشند و در صورت نیاز به یکدیگر کمک کنند. 

6. زمانی را برای آزمایش پروژه در نظر بگیرید 
اگر تا آخرین لحظه مشغول به نتیجه رساندن پروژه باشید بسیار احتمال این وجود دارد که هنگام ارائه پروژه یک جای کار ایراد  داشته باشد. برای پیشگیری از این مشکل در بازه های زمانی مشخص علاوه بر بررسی پیشرفت کار نتیجه کار را مرحله به مرحله آزمایش کنید تا در نهایت نتیجه یکپارچه و منظمی داشته باشید.